10 claves para la adecuada implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad
1. Realizar un buen diagnóstico de situación inicial
Eso permite relevar evidencias acerca del grado de madurez de la organización y permite considerar diferentes estrategias de abordaje del proyecto. Esto puede incluir una auditoria diagnóstica y un FODA.
2. Contar con el compromiso de la alta dirección
En todo momento se requiere de contar con un claro liderazgo y del compromiso de la alta dirección que conduzca y motive al personal hacia la mejora continua. Si la Alta dirección comprende el proyecto y sus beneficios y trabaja en consecuencia, está asegurado el éxito del mismo.
3. Logar el involucro efectivo y la actualización de competencias del personal
Sin la colaboración del personal y el aporte de sus conocimientos y talentos es imposible lograr un Sistema de Gestión de la Calidad sólido y arraigado que alcance los objetivos planeados.
4. Contar con una documentación adecuada
La documentación debe estar al servicio de los procesos. Los documentos deben ser lo justo y necesario para establecer los requisitos de los procesos y para demostrar con evidencia objetiva el cumplimiento de los mismos.
5. Internalizar la gestión por procesos
Mirar a la organización como procesos que interactúan entre si y agregan valor complementa a la clásica idea de la gestión por funciones y departamentos. Esto favorece la clara determinación de los productos y sus atributos además de la conformación de equipos de trabajo vinculados a los procesos que se llevan a cabo.
6. Usar de forma efectiva las herramientas de gestión
El Ishikawa, el pareto, los gráficos, el FODA, la tabla ponderada, las reuniones efectivas, la tormenta de ideas, el voto múltiple y otras herramientas facilitan el trabajo en equipo, la discusión de las ideas y la contribución al aprendizaje dentro de las organizaciones.
7. Cambiar “el miedo a las no conformidades” por la confianza en la mejora continua
Quizas sea este el mayor reto en cuanto a lo que implica como cambio cultural. Cada vez que se enfrenta la organización a un problema no solo lo resuelve sino que también en un Sistema de gestión de la calidad debe analizarlo para determinar las causas e implementar acciones correctivas que eviten que vuelva a suceder en el futuro. Motivados por la mejora continua la organización no descansa en búsqueda de las mejores prácticas y cada problema es tomado como una oportunidad para la mejora.
8. Diseñar y usar de forma adecuada indicadores para la toma de decisiones
Plantear adecuadamente los objetivos e indicadores de producción, gestión y resultados permite mensurar el avance de las mejoras dentro de la organización.
9. Integrar a los clientes y proveedores en el SGIeI
Tanto los clientes como los proveedores pueden facilitar y mejorar los procesos dentro de la organización y la comunicación efectiva y frecuente con ellos puede resultar francamente beneficiosa para todos.
10. Gestionar la “informática” al servicio de los procesos
La informática es la piedra angular en la que se sostiene la información dentro de las organizaciones. Ya sea para ser comunicada o para ser almacenada, requiere de la adecuación a los procesos para obtener resultados eficientes y eficaces tanto en el resguardo, la validación y el recupero de la información relevante para las organizaciones.